Régularisation de factures :
facilitez le règlement fournisseur

01 · VOTRE INTERVENTION

Votre fournisseur relance, mais le dossier ne permet pas de payer ?

Un dépannage a été engagé dans l’urgence, des travaux complémentaires ont été demandés sur le chantier ou un fournisseur n’a pas été créé à temps dans l’ERP. La prestation est terminée, mais la facture arrive sans commande exploitable. Le terrain connaît l’intervention ; les achats et la comptabilité n’ont pas toujours les éléments pour la traiter.

La régularisation de facture fournisseur consiste à remettre ces informations dans un circuit partagé : prestation commandée, accord commercial, service fait, montant à rapprocher et interlocuteur habilité à confirmer. Le but est de résoudre le blocage sans faire porter à chaque équipe une nouvelle série de relances.

OnSite s’adresse aux entreprises industrielles, aux installateurs et aux responsables de chantiers qui doivent traiter ces achats ponctuels. Sourcing Force facilite les règlements avec l’équipe Buy Made Easy en intermédiaire de gestion. Nous coordonnons les pièces et les échanges nécessaires au traitement accepté avec votre entreprise et le fournisseur.

02 · VOTRE INTERVENTION

Quels dossiers de régularisation pouvez-vous nous confier ?

Le premier échange identifie ce qui empêche le rapprochement. Une facture sans compte fournisseur n’appelle pas la même action qu’une différence entre devis et réalisation. Nous distinguons les informations manquantes, les compléments à faire confirmer et les conditions de reprise du dossier.

Plusieurs factures peuvent être regroupées dans une même démarche, tout en gardant une trace par site et par prestation. Cette organisation est utile pour les fins de chantier, les périodes de clôture ou les fournisseurs ponctuels qui ne justifient pas un nouveau référencement permanent.

• Facture de dépannage ou de maintenance sans commande exploitable.
• Prestataire ponctuel absent du panel ou du système achats.
• Jours supplémentaires ou travaux complémentaires à faire confirmer.
• Écart entre devis, bon de commande et facture.
• Factures dispersées entre plusieurs agences ou sites.
• Dossier ancien dont le responsable de validation doit être identifié.

03 · VOTRE INTERVENTION

Comment Buy Made Easy organise-t-il la remise en ordre ?

Vous transmettez la facture, le devis, les échanges d’accord et les justificatifs de réalisation disponibles. Nous identifions le site, le responsable de l’achat et la personne qui peut confirmer le service fait. Les informations sensibles sont échangées dans le dossier de prise en charge, plutôt que publiées sur le site.

L’équipe Buy Made Easy rapproche les éléments et coordonne les points à clarifier avec vos interlocuteurs et le fournisseur. Les prestations réalisées, les réserves éventuelles et les compléments sont distingués. Le montage contractuel, la reprise administrative et les conditions de règlement sont confirmés avant engagement.

Une fois les validations obtenues, le circuit Sourcing Force permet de traiter la facturation et le paiement selon l’accord convenu. Le fournisseur dispose d’un interlocuteur identifié ; vos équipes retrouvent les références nécessaires pour suivre la dépense et son affectation.

04 · VOTRE INTERVENTION

Quel coût et quel délai prévoir pour une régularisation ?

La commission administrative ou de sourcing est comprise entre 3 et 12 % du montant HT. Le taux, l’assiette, le périmètre de gestion et les conditions de traitement figurent dans la proposition avant validation. La prise en charge peut ainsi être comparée au temps consacré aux recherches, aux relances et au traitement interne du dossier.

Le calendrier d’une régularisation dépend des pièces disponibles et des validations nécessaires. Le référencement sous 24 heures concerne uniquement un prestataire déjà choisi dont le dossier est complet. Il ne constitue pas une garantie de règlement d’une facture sous 24 heures.

Si la facture fait l’objet d’un désaccord sur le montant ou sur la réalisation, ce point est d’abord identifié avec les responsables compétents. La coordination administrative facilite les échanges et prépare le traitement ; elle ne transforme pas une prestation contestée en service fait accepté.

05 · VOTRE INTERVENTION

Comment éviter que le blocage se reproduise ?

Pour les prochains achats, préparez la prise en charge avant l’intervention : devis, responsable de validation, conditions de réception et paiement. OnSite peut référencer le prestataire choisi sous 24 heures avec un dossier complet, puis organiser la commande dans un cadre réutilisable.

Sur un chantier, chaque complément ou prolongation gagne à être formalisé dès sa décision. Les références de maintenance par périodes et de travaux avec avenants montrent l’intérêt d’un périmètre commun au terrain, aux achats et à la finance. Le circuit de régularisation devient alors une solution aux exceptions, tandis que les achats suivants suivent une méthode claire.