Achats au comptoir :
simplifiez les urgences de chantier

01 · VOTRE INTERVENTION

Acheter au comptoir sans ralentir le chantier

Un raccord manque avant la remise en eau, un outil doit être remplacé ou une fixation empêche de terminer un lot. Le magasin de proximité a la référence nécessaire, mais il ne figure pas dans votre panel. Le chef de chantier cherche une solution immédiate alors que les achats ont besoin d’une dépense autorisée, d’un justificatif et d’une facture utilisable.

Les achats au comptoir sont de petits dossiers qui prennent vite beaucoup de temps : ouverture d’un compte chez un négoce, échange avec la comptabilité, confirmation de l’identité de l’acheteur et récupération du bon de retrait. Répétés sur plusieurs chantiers, ils multiplient les comptes fournisseurs et les justificatifs dispersés.

OnSite permet de préparer ces achats dans le circuit Sourcing Force avec l’équipe Buy Made Easy comme intermédiaire de gestion. Vous indiquez le besoin, le fournisseur et les modalités souhaitées de retrait ou de livraison. Nous organisons la prise en charge acceptée avec votre entreprise et le magasin, avant de confirmer l’achat.

02 · VOTRE INTERVENTION

Quels achats de chantier peut-on cadrer ?

Le besoin doit décrire des articles précis plutôt qu’une enveloppe ouverte : référence, quantité, caractéristiques utiles et solution de remplacement acceptable. Un devis ou une offre du comptoir permet de confirmer le prix et de rattacher l’achat au bon chantier.

Ce parcours concerne notamment les approvisionnements ponctuels de maintenance et de travaux. La disponibilité du stock, la compatibilité technique et les possibilités de retrait sont confirmées avec le fournisseur. Vos équipes conservent le choix des produits adaptés à l’intervention.

• Plomberie : raccords, vannes, joints et consommables de réparation.
• Électricité : câbles, appareillage et matériel prévu au besoin.
• Bâtiment : fixations, visserie, quincaillerie et produits de chantier.
• Maintenance : pièces et consommables identifiés par vos techniciens.
• Outillage et équipements nécessaires à une intervention définie.
• Approvisionnement ponctuel chez un négoce ou un distributeur local.

03 · VOTRE INTERVENTION

Comment préparer le retrait ou la livraison ?

Transmettez le devis du magasin, ses coordonnées, les articles, les quantités et le site auquel affecter la dépense. Identifiez la personne autorisée à retirer les produits et la date souhaitée. Pour une livraison, précisez l’adresse, les horaires et les contraintes d’accès.

Buy Made Easy cadre le circuit de commande, les pièces nécessaires et les modalités convenues avec le fournisseur. Le magasin doit connaître le destinataire de la commande, l’identité de la personne qui se présente et la façon de transmettre sa facture. La prise en charge est confirmée avant que votre équipe ne s’engage sur place.

Au retrait ou à la livraison, votre équipe vérifie les références et les quantités, conserve le justificatif et signale les écarts. Une substitution, un complément ou un retour passe par le circuit convenu afin que la facture reflète les produits réellement acceptés.

04 · VOTRE INTERVENTION

Comment traiter l’urgence et garder la trace de la dépense ?

L’urgence mérite d’être décrite précisément : matériel immobilisé, créneau de chantier, stock annoncé et heure limite de retrait. Ces informations permettent de distinguer ce qui est disponible de ce qui doit encore être confirmé. OnSite facilite le circuit administratif sans promettre une disponibilité de produits ou une livraison non confirmée par le comptoir.

Lorsque le fournisseur est déjà choisi et le dossier complet, son référencement est réalisé sous 24 heures dans le cadre de prise en charge retenu. Si le fournisseur ou l’article doit être recherché, le sourcing suit votre cahier des charges et un calendrier défini selon la demande.

La commission administrative ou de sourcing se situe entre 3 et 12 % du montant HT. Le taux et les conditions figurent dans la proposition avant engagement. Le circuit peut être adapté à plusieurs agences, avec une identification des chantiers, des demandeurs et des responsables de validation.

05 · VOTRE INTERVENTION

Une facture de comptoir a déjà été émise ?

Un achat effectué dans l’urgence peut revenir à la comptabilité sans les bonnes références. Sourcing Force facilite également les régularisations de factures fournisseurs avec Buy Made Easy comme intermédiaire de gestion. Transmettez la facture, le bon de retrait ou de livraison et les accords disponibles pour faire examiner la reprise du dossier.

Pour les achats suivants, un cadre établi en amont simplifie la demande terrain. Le chef de chantier sait quoi transmettre, le responsable achats sait qui autorise et le fournisseur sait comment facturer. Vous évitez ainsi de reconstituer chaque achat au comptoir plusieurs semaines après sa réalisation.