Paiement et régularisation :
débloquez vos factures fournisseurs

01 · VOTRE INTERVENTION

Pourquoi une facture ponctuelle peut-elle rester bloquée ?

L’intervention a eu lieu, mais la facture ne correspond pas à une commande ou la personne capable de valider le service fait n’est pas identifiée. Parfois, l’entreprise a facturé un complément discuté sur le terrain sans confirmation écrite. La finance ne peut alors pas rapprocher les pièces et le prestataire multiplie les relances.

Pour une petite entreprise, cette incertitude peut rendre difficile la réservation de nouveaux créneaux. Le problème ne se résout pas uniquement en demandant à la comptabilité d’aller plus vite : il faut donner à chacun les mêmes références de prestation, les mêmes conditions et un responsable de validation.

02 · VOTRE INTERVENTION

Comment préparer le paiement avant de commander ?

OnSite cadre le circuit du prestataire dans la relation Sourcing Force. Le devis accepté, les prestations, les conditions de paiement et les modalités de réception sont définis avant engagement. La commission administrative ou de sourcing de 3 à 12 % du montant HT figure dans la proposition.

Si le prestataire demande une échéance spécifique ou une modalité particulière, elle est étudiée et confirmée dans le cadre contractuel. L’existence du service ne doit pas être présentée comme une avance automatique ou un paiement immédiat garanti. L’accord dépend du dossier et des conditions retenues.

• Relier le devis à une commande clairement identifiée.
• Nommer la personne qui valide le service fait.
• Définir les jalons et les pièces attendues.
• Confirmer les conditions de paiement avant intervention.
• Séparer les compléments du périmètre initial.

03 · VOTRE INTERVENTION

Quel rôle joue la validation du site ?

La réception confirme les prestations réalisées, les périodes et les réserves éventuelles. Pour une maintenance par semaines, chaque période doit être reconnue ; pour des travaux, les jalons ou situations doivent correspondre à ce qui a été accepté. Sans cette information, un circuit administratif centralisé reste incomplet.

Les compléments sont chiffrés et validés par avenant ou commande selon les règles convenues. Si le site demande des jours supplémentaires, il identifie la prestation concernée et le responsable d’accord. Cette discipline réduit les écarts entre la facture du prestataire et la dépense autorisée.

04 · VOTRE INTERVENTION

Quels cas montrent l’intérêt d’un suivi par périodes ?

Corning SAS a commandé de la maintenance mécanique en continu par blocs de semaines, avec main-d’œuvre, fournitures et moyens associés. Chaque période dispose d’un périmètre identifiable, ce qui facilite le rapprochement entre l’activité du terrain et la commande.

À Mourenx, Finorga a prolongé des prestations sur canalisations par avenants. Les jours supplémentaires sont rattachés aux validations et à la facturation. Cette organisation facilite le rapprochement des prestations, des commandes et des factures.

05 · VOTRE INTERVENTION

Que faire si la prestation a déjà été réalisée ?

Une facture fournisseur en attente de régularisation nécessite un circuit de résolution précis. Sourcing Force facilite les règlements avec l’équipe Buy Made Easy comme intermédiaire de gestion : elle rassemble les pièces, fait clarifier le service fait et organise le traitement convenu entre votre entreprise et le fournisseur. Transmettez la facture, le devis, les accords existants et le responsable capable de confirmer la prestation.

Pour une régularisation, la reprise du dossier et le montage contractuel sont confirmés avant traitement. Vous pouvez également nous confier plusieurs factures bloquées en identifiant les sites, les fournisseurs et les écarts à résoudre. Pour les prochains achats, préparez le circuit en amont. Le référencement d’un prestataire choisi avec un dossier complet est prévu sous 24 heures, mais ce délai administratif ne couvre pas le paiement de toutes les factures. Votre interlocuteur distingue les informations manquantes, les validations nécessaires et les conditions convenues afin de donner au prestataire une réponse utile.