Obligation de vigilance :
organisez les contrôles fournisseurs

01 · VOTRE INTERVENTION

Partir du contrat, pas de la dernière facture

Le seuil de 5 000 € HT s’apprécie sur le montant global de la prestation contractualisée, même si elle est facturée en plusieurs étapes. Il concerne notamment les travaux, la fabrication, la maintenance, le transport et les services. Un acompte inférieur au seuil ne dispense pas du contrôle lorsque l’ensemble du contrat l’atteint. L’Urssaf rappelle que la demande et la vérification doivent intervenir dès la conclusion du contrat.

Pour une intervention ponctuelle, associez à la commande le devis accepté, les avenants connus et le périmètre de la prestation. Pour un contrat évolutif, faites réexaminer le montant et le calendrier à chaque extension. Une logique de contrôle par contrat est plus fiable qu’un déclenchement basé sur la seule valeur d’une facture mensuelle. Elle aide aussi à repérer une mission initialement courte qui devient récurrente.

Exemple pédagogique, sans lien avec une référence client : une prestation de 6 000 € HT réglée en trois échéances de 2 000 € HT atteint le seuil. L’outil de calcul doit travailler sur 6 000 €, et non sur chacune des échéances. Si le montant final n’est pas défini, faites qualifier le contrat plutôt que de conclure automatiquement à une absence d’obligation.

02 · VOTRE INTERVENTION

Demander les pièces adaptées à l’entreprise

Pour un cocontractant établi en France, l’article D8222-5 prévoit une attestation de déclarations sociales et de paiement des cotisations datant de moins de six mois. Il prévoit aussi, selon les obligations d’immatriculation ou le caractère réglementé de l’activité, un justificatif parmi les catégories admises par le texte. Le Kbis est donc une possibilité, pas le document universel de toutes les formes d’entreprise.

Organisez un dossier correspondant à l’identité juridique qui figure au contrat. Une enseigne commerciale, un ancien établissement ou le logo d’un groupe ne suffisent pas à identifier le cocontractant. En cas de changement de société, de fusion ou de sous-traitant, réconciliez les pièces avec la nouvelle relation contractuelle. Pour une entreprise étrangère intervenant en France, utilisez une procédure spécifique et les pièces applicables à sa situation ; ne transposez pas automatiquement le dossier français.

• Identifier la raison sociale, le numéro d’identification et l’établissement concerné.
• Rattacher les documents au contrat et à la période d’intervention.
• Choisir le justificatif d’immatriculation adapté parmi les pièces admises.
• Distinguer la vigilance sociale des assurances, certifications et autorisations métier.

03 · VOTRE INTERVENTION

Vérifier l’authenticité, puis garder la preuve du contrôle

L’attestation doit être authentifiée auprès de l’organisme qui l’a délivrée. L’Urssaf propose une vérification à partir du code de sécurité présent sur le document. La présence d’un PDF dans un dossier fournisseur ne démontre pas, à elle seule, que cette vérification a été réalisée. Le document peut aussi concerner une entreprise différente de celle qui intervient.

Un circuit utile comprend deux traces distinctes : la pièce reçue et la preuve de sa vérification. Notez la date, le responsable du contrôle, l’identité vérifiée et le résultat. Classez les anomalies dans une file de traitement accessible aux achats. Une attestation illisible, une incohérence d’identifiant ou une vérification non aboutie doivent appeler une action explicite, et non un statut validé par défaut.

Dans une organisation multi-sites, définissez qui contrôle et qui peut consulter les preuves. Le site utilisateur a besoin de connaître l’état du dossier avant l’accueil du prestataire ; la finance doit comprendre si un paiement est bloqué ou simplement en attente d’une autre validation. Un tableau partagé permet de travailler sur une même information, sans échanger des copies divergentes par e-mail.

04 · VOTRE INTERVENTION

Renouveler tous les six mois pendant l’exécution

La vigilance se poursuit jusqu’à la fin de l’exécution du contrat. Prévoyez une nouvelle demande et une nouvelle authentification tous les six mois, avec une anticipation suffisante pour traiter les retards. Un référencement réalisé une fois dans l’ERP ne couvre pas durablement un contrat de maintenance en cours.

L’échéancier doit suivre la réalité opérationnelle. Si une intervention se prolonge, mettez à jour sa date de fin. Si elle est terminée, documentez cette clôture. Si plusieurs sites utilisent une même société, vérifiez quels contrats restent en cours. Évitez une date d’expiration globale de fournisseur qui masquerait les échéances propres à chaque relation.

Proposition d’organisation : un responsable achats suit les échéances contractuelles, un gestionnaire documentaire traite les relances et un référent désigné arbitre les anomalies. Les règles d’escalade précisent à quel moment prévenir le site, contacter le prestataire et demander une revue juridique. Cette répartition est une méthode de travail proposée ; elle ne modifie pas l’obligation légale.

05 · VOTRE INTERVENTION

Comprendre le risque sans promettre une immunité

Un manquement à la vigilance peut exposer le donneur d’ordre à la solidarité financière lorsque les conditions légales sont réunies, notamment en lien avec un procès-verbal de travail dissimulé. Il ne faut pas présenter chaque pièce manquante comme une amende automatique. Les conséquences dépendent du dispositif applicable et des faits.

La vigilance sociale ne constitue pas une validation technique de l’intervention. Elle ne démontre ni l’existence d’une assurance couvrant le métier commandé, ni la formation des personnes, ni la préparation de la coactivité. Ces contrôles doivent apparaître dans des volets distincts du dossier. Un prestataire peut avoir une attestation authentique et nécessiter encore une préparation HSE complète.

06 · VOTRE INTERVENTION

Ce qu’OnSite peut centraliser

OnSite organise la collecte, le suivi des échéances et la traçabilité documentaire dans le périmètre convenu, notamment avec VigiLegal. Le contrat précise qui est cocontractant, qui effectue les contrôles et quelles preuves sont mises à disposition du client. Le client conserve les obligations attachées à sa propre qualité et à son site ; un suivi par plateforme ne supprime pas ces responsabilités.

Pour un prestataire déjà choisi, OnSite annonce un référencement sous 24 heures, sous réserve d’un dossier exploitable et des validations nécessaires. Pour un sourcing, le délai dépend du cahier des charges. La commission administrative ou de sourcing se situe entre 3 et 12 % du montant HT selon le périmètre. Ces conditions commerciales ne constituent pas une dérogation aux vérifications avant intervention.